Cara Mengatur dan Membagi Waktu

Jika kalian memiliki setumpuk pekerjaan yang tidak kunjung selesai padahal sudah melakukan berbagai macam cara untuk mengatue waktu (to do list, prioritizing dan sebagainya) dan malah berakhir menghabis-habiskan waktu maka kalian datang ke tempat yang tepat!

Perkenalkan terlebih dahulu, saya adalah seorang prokrastinator kronis (baca: orang yang suka menunda-nunda pekerjaan dan sampai sekarang tidak bisa menghilangkan kebiasaan ini). Manajemen waktu saya buruk. Saat saya memiliki suatu tugas dengan deadline satu minggu pasti ujung-ujungnya saya akan mengerjakannya H-1 di malam hari :) Padahal saya sudah melakukan berbagai macam cara untuk mengatasinya (kalau mau langsung ke tips, scroll ke bawah) terutama:

to do list

Saya sangat sering melihat video tentang belajar di youtube, dan kebanyakan dari youtuber tersebut mengatur waktunya dengan to do list. Setelah mencobanya hal ini tidak bisa bertahan lama karena saya sering lupa dimana saya menaruh buku to do list saya (saya orang yang berantakan), atau saya tidak peduli dengan to do list saya saat saya malas dan terakhir saya selalu membebani to do list saya dengan menulis terlalu banyak poin-poin yang harus dilakukan (saya tau ini merupakan kesalahan yang sering dilakukan). Saya tau to do list tidak cocok untuk saya, walaupun to do list membantu saya mengingat apa yang harus yang saya lakukan.

Singkat cerita saya akhirnya menggabungkan beberapa cara yang saya dapatkan menjadi suatu metode mengatur waktu untuk sang prokrastinator , saya akan menyebutnya sebagai “persentase jam”.

Berikut contoh langkah-langkah yang harus dilakukan:

1.             Tulis semua pekerjaan yang mau kalian lakukan

Pekerjaan ini tulis semua, pokoknya tulis semua yang kalian ingat, mau itu pekerjaan sekolah/kampus, pekerjaan rumah, hobi, dll, jumlahnya juga bebas,  berpuluh-puluh juga boleh. Di bawah ini adalah contoh list saya (saya mahasiswa):

·       Mengerjakan tugas individu

·       Mengerjakan bagian tugas kelompok

·       Belajar buat ujian komputer

·       Latihan ujian praktik

·       Mencuci baju

·       Menyetrika pakaian

·       Print bahan-bahan belajar (silabus)

·       Membuat jajan resep dari ytube

·       Rapi kamar sekaligus ganti alas tidur

2.             Prioritaskan pekerjaan yang akan kalian lakukan sekarang, dari yang paling penting sampai yang paling tidak penting, ingat pertimbangkan: deadline, tingkat kesulitan,  frekuensi dll. Berikut ini list saya setelah prioritas (beserta alasan):

Mengerjakan bagian tugas kelompok

Alasan: deadlinenya besok pagi, gak enak buat temen yang jadi editor nungguin

Mengerjakan tugas individu

                Alasan: deadline tinggal 3 hari, tapi harus dicicil mulai hari ini.

Belajar buat ujian komputer

                Alasan: deadline masih 2 minggu, tapi materinya banyak yang belum dipahami. Benar-benar harus mulai belajar hari ini.

Latihan ujian praktik

                Alasan: deadline sama dg ujian komputer, tapi banyak yang perlu dilatih. Biar lebih cekatan, latihan mulai hari ini.

Mencuci baju

            Alasan: baju belum numpuk-numpuk amat, bisa nyuci akhir minggu atau besok pagi kalau kerjaan sudah kelar

Print bahan-bahan belajar (silabus)

            Alasan: yang ini juga maksimal di print minggu depan

Menyetrika pakaian

            Alasan: sama seperti cuci baju

Rapiksn kamar sekaligus ganti alas tidur

            Alasan: kamar masih dalam kondisi yang bisa ditoleransi (karena saya terbiasa berantakan), ganti alas tidur bisa kapan-kapan, batasnya minggu depan

Membuat jajan resep dari ytube

            Alasan: bisa dikerjakan waktu akhir pekan

Kelima point terbawah tidak saya kerjakan hari ini, karena tidak terlalu mendesak. Simpan kelima list ini untuk dimasukkan di pengaturan waktu kita besok (lihat contohnya dibawah).

3.             Berikan proporsi waktu berupa persentase .

Persentase waktu ini akan memberikan kalian gambaran seberapa banyak waktu yang kalian akan habiskan untuk pekerjaan tersebut. Rata-rata persentase ini dipengaruhi oleh tingkat kesulitan pekerjaan. Contoh milik saya (beserta alasan):

Mengerjakan bagian tugas kelompok (10%)

                Alasan: saya hanya perlu mengetik ulang sedikit kemudian mengirimnya melalui email

Mengerjakan tugas individu (50%)

                Alasan: mengerjakan mulai dari nol, usahakan selesai jika tidak selesai hari ini setidaknya besok hanya perlu nambah-nambah sedikit

Belajar buat ujian komputer (30%)

                Alasan: masih dua minggu, bisa cicil materi sedikit-sedikit

Latihan ujian praktik (10%)

                Alasan: cukup sekali latihan yang tidak butuh waktu banyak

4.             Perkirakan total waktu luang yang kalian miliki

Tujuannya adalah supaya kalian mengetahui kira-kira berapa waktu yang kalian punya untuk mengerjakan tugas tanpa mengganggu kegiatan lainnya seperti organisasi, ekstrakulikuler, waktu dengan teman, sekolah/kampus, tidur dll. Begini cara saya memperkirakannya:

Saya memiliki waktu luang di siang hari sampai malam hari. Karena saya di semester akhir saya tidak memiliki kegiatan organisasi apapun dan hari ini tidak ada janjian untuk bermain dengan teman (don’t forget your social life!), jadi hari ini saya hanya pergi ke kampus.

Pulang dari kampus, sampai rumah pukul: 13.00

Mulai tidur pukul: 22.00

Waktu luang (perhitungan kasar): 9 jam

[Jangan terlalu strict menggunakan waktu 9 jam ini, ingat kalian juga perlu istirahat, makan, shalat, atau santai-santai sedikit. Untuk kalian prokrastinator usahakan waktunya longgar, kalau kalian biasa makan 15 menit, tulis saja 30 mnt, untuk jaga-jaga kalian tidak tepat waktu dan kambuh malasnya] Oleh sebab itu saya menambahkan:

Pulang dari kampus pasti tepar, leha-leha dikit (termasuk makan) : 1 jam

Shalat yang belum ashar, maghrib, isya masing-masing 30 mnt total: 1,5 jam

Waktu luang (bersih):  9 jam -2,5 jam = 6,5 jam

5.             Ubah persentase di no 3 dalam bentuk waktu

Waktu luang: 6,5 jam = 390 menit

Mengerjakan bagian tugas kelompok (10%=39 menit)

Mengerjakan tugas individu (50%=195 menit)

Belajar buat ujian komputer (30%=117 mennit)

Latihan ujian praktik (10%=39 menit)

6.             Lakukan pekerjaan kalian!

Poin terakhir ini tergantung kebiasaan masing-masing, kalian bisa menulis time table seperti [pukul 13.00-14.00 melakukan ini, pukul 14.00-15.00 melakukan itu].

Tetapi saya biasanya menggunakan stopwatch dan memilih tidak menghiraukan waktu luang saya. Jadi semisalnya (masih dengan skenario di atas) setelah pulang kampus, saya akan langsung makan dan berganti pakaian  dan langsung mengerjakan tugas yg saya tulis (alih-alih menggunakan waktu luang saya tepat 1 jam), saya men-setting penghitung mundur untuk tugas pertama yaitu 39 menit. Saya akan menggunakan sisa waktu luang saya saat saya beralih ke tugas lain, atau saat saya capek dan ingin istirahat sebentar. Dengan begini tugas saya akan lebih cepat selesai, dan saya masih punya waktu luang di akhir, atau jika malas saya kambuh, saya masih bisa menyelesaikan tugss saya walaupaun tanpa waktu luang diakhir (karena sudah dipakai menunda-nunda hehe)

Nah begitulah cara saya mengatur waktu untuk mengakali diri saya yang pemalas ini. Di bagian atas tadi saya menjanjikan untuk memberi contoh bagaimana mengatur tugas sisa ke hari selanjutnya. Berikut ini contohnya: [cetak miring tugas yg belum selesai dari kemarin, cetak tebal yang belum dilakukan]

Mengerjakan tugas individu

Belajar buat ujian komputer

Latihan ujian praktik

Mencuci baju

Print bahan-bahan belajar (silabus)

Menyetrika pakaian

Rapiksn kamar sekaligus ganti alas tidur

Membuat jajan resep dari ytube

Dari tugas yang dicetak tebal mungkin saya akan masukkan 2 item saja ditambah dengan tugas kemarin. Karena tingkat kesulitannya sudah berubah, maka saya mengganti prioritas dan proporsinya menjadi spt berikut: (Belajar ujian komputer dan ujian praktik saya letakkan terakhir karena merupakan kegiatan yang tetap akan saya lakukan selama 2 minggu kedepan)

Mengerjakan tugas individu (20%)

Mencuci baju (35%)

Print bahan-bahan belajar (silabus) (5%)

Belajar buat ujian komputer (30%)

Latihan ujian praktik (10%)

 

14 Kesalahan-Kesalahan Saat Melakukan Presentasi yang Sering Tidak Disadari

Media Presentasi

1.   Tulisan terlalu kecil. Hal ini merupakan komponen tersering (menurut saya) yang dikomentari saat presentasi. Presentasi umumnya menginginkan audiens untuk menyerap sebanyak mungkin informasi, baik itu  dari ucapan presentator maupun media yang digunakan. Oleh sebab itu jika presentasi kita tidak dapat terbaca, misalnya oleh tulisan yang terlalu kecil, kita akan kehilangan kesempatan untuk memaksimalkan informasi yang dapat kita berikan kepada audiens. Untuk lebih baiknya, gunakan ukuran font minimal 20pt, font ukuran ini adalah font terkecil yang dapat terlihat dengan jelas.

2.   Terlalu banyak teks dalam satu slide. Beberapa dari kita seringkali mendapatkan tugas untuk mempresentasikan tugas yang telah dibuat seperti laporan praktikum, makalah, dsb. Pada dasarnya, konten yang kita muat dalam presentasi ada dalam laporan sehingga seringkali kita mengcopy paste laporan ke dalam slide. Jika anda melakukan hal tersebut, berhentilah! Anda boleh saja menyalin teks dalam laporan ke dalam presentasi, tetapi usahakan diringkas dan diambil inti-intinya saja, usahakan dalam satu slide hanya terdiri dari maksimal 12 baris, serta tambahkan grafik, bagan, atau sekadar gambar untuk mempermudah visualisasi.

3.   Kontras antara tulisan dengan background presentasi tidak sesuai. Kontras ini sangat tergantung dengan pemilihan warna sang pembuat presentasi. Presentator mungkin menyiapkan slide dengan tulisan berwarna biru tua dengan background hitam, pemilihan warna ini tidak baik karena membuat tulisan tidak terbaca dan mata menjadi sakit. Akan lebih baik apabila background gelap diimbangi dengan warna tulisan yang terang, begitu juga sebaliknya.

4.   Menggunakan animasi berlebihan. Animasi boleh saja digunakan untuk membuat tampilan presentasi kita lebih hidup, akan tetapi jika berlebihan, animasi ini malah akan membuat presentasi kita menjadi “alay”. Oleh sebab itu, gunakanlah fitur animasi ini dengan bijak.

5.   Poin-poin presentasi hanya dapat dipahami presentator. Buat poin-poin yang ringkas dan dapat dipahami audiens dengan mudah.

6.   Terlalu banyak menggunakan singkatan. Usahakan tidak menggunakan terlalu banyak singkatan atau audiens anda akan bingung dengan poin-poin yang ada masukkan.

7.   Slide terlalu banyak. Menampilkan slide yang banyak akan berpengaruh terhadap durasi anda presentasi, kurangnya perhatian audiens jika sudah bosan, dan berakhir pada sedikitnya informasi yang didapat. Akan lebih baik anda mengorbankan informasi yang kurang penting daripada kehilangan konsentrasi audiens.

Cara Presentasi

1.   Timing tidak baik. Jangan terlalu cepat atau terlalu lambat. Terlalu cepat membuat audiens tidak memiliki waktu untuk memahami apa yang anda katakan dan terlalu lambat akan membuat audiens mengantuk. Jika anda tipikal orang yang berbicara cepat maka latihlah diri anda untuk berbicara lebih pelan, begitu juga sebaliknya.

2.   Spoiler. Suatu topik yang dibahas dislide sekarang bisa saja terkait dengan slide lainnya di halaman lain. Namun, usahakan jangan membahas topik di halaman lain tersebut sekarang (walaupun sangat terkait), cukup sebutkan bahwa topik ini akan dijelaskan nanti dan ingatkan kembali audiens saat anda sudah mencapai topik tersebut. Jika anda menjelaskannya diawal, audiens anda akan lupa dan begitu mencapai di halaman sebenarnya anda akan cenderung melewatinya.

3.   Membuat lawakan yang tidak lucu. Salah satu cara untuk menyegarkan pikiran dan menghidupkan suasana adalah memberikan satu atau dua lawakan kepada audiens. Namun, jika anda tidak mahir membuat lawakan sebaiknya tidak usah saja atau anda akan berakhir awkward.

4.   Bergumam. Saat presentasi usahakan artikulasi anda baik, sehingga audiens dapat dengan jelas mendengarkan apa yang anda ucapkan, hal ini terutama penting jika anda berurusan dengan banyak kata sulit.

5.   Intonasi datar. Selain artikulasi, intonasi sangat penting. Intonasi yang baik akan membantu memberikan penekanan terhadap inti pembicaraan. Sebaliknya intonasi yang datar cenderung akan membuat audiens merasa bosan.

6.   Duduk saat presentasi. Presentasi dengan posisi duduk akan membuat anda sulit terlihat oleh audiens, sebaliknya posisi berdiri akan menunjukkan kedekatan anda dengan audiens selain mempermudah anda untuk terlihat.

7.   Menghadap layar. Tidak ada yang salah bagi presentator untuk melihat layar presentasinya, apalagi untuk mengecek transisi slide sudah baik atau tidak. Namun jika anda sepanjang waktu menghadap ke layar, audiens akan merasa tidak diperhatikan.

Tips dan Trik Mencatat di Sekolah/Kampus

1.       Tetap hadir di kelas dan jangan membolos. Begitu kita membolos satu kelas maka akan makin mudah membolos untuk kelas selanjutnya.

2.     Jangan menggunakan buku yang terlalu kecil. Semakin besar ukurannya maka akan semakin banyak hal yang bisa kita tulis per lembarnya, selain itu buku ukuran kecil akan lebih cepat habis. Apabila sekolah/kampus membebaskan jenis alat tulis yang kita gunakan maka cobalah gunakan binder. Binder memungkinkan kita menyelipkan lembaran dalam catatan yang kita sudah buat (untuk berjaga-jaga apabila ada yang ingin ditambahkan)

3.      Hindari mencampur buku. Tulis catatan untuk mata pelajaran berbeda dalam buku yang berbeda pula. Jika menggunakan binder, gunakan kertas pembatas untuk memisahkannya. Mencampur catatan hanya akan membuat catatan tidak terorganisir dan kita akan semakin bingung saat membacanya. Jangan lupa untuk memisahkan buku untuk tugas dengan buku catatan.

4.     Jika tipe kertas yang kamu gunakan tipis maka mencatatlah hanya di satu sisi kertas. Menulis di kedua sisi di kertas tipis akan membuat tulisan di halaman belakang terlihat dan bertumpang tindih dengan halaman depan. Atau kamu dapat mengakalinya dengan menggunakan alat tulis yang tintanya tipis (hindari pulpen gel dan berbahan air). Selain itu kamu bisa menggunakan buku yang kertasnya berbahan lebih tebal.

5.     Jangan menggambar doodle atau mencoret-coret hal lain (biasanya menulis nama) saat sedang tidak mencatat. Jika kamu sedang tidak mencatat, jaga kontak mata dengan guru/dosen agar kamu tidak kehilangan banyak hal.

6.     Hindari asal-asalan membuat catatan. Tulisan boleh jelek, tapi usahakan sejelas dan selengkap mungkin agar cattan bisa berguna dikemudian hari, terutama untuk direview sebelum ujian.

7.       Apabila ada hal yang kita lewatkan atau tidak kita mengerti saat pelajaran/kuliah, tinggalkan ruang kosong di catatan yang dibuat. Ruang kosong ini bisa kita isi di akhir kuliah dengan menanyakan teman atau guru/dosen.

8.     Bentuk cara memberi nomor atau indentasi sesuai dengan caramu sendiri.

Contoh yang saya gunakan:

Judul   A Sub Judul       1 sub sub judul           a) sub sub sub judul                  1) sub sub sub sub judul                         - point point penting

9.     Gunakan simbol * untuk membuat catatan kaki atau tambahan di akhir kuliah

10.      Dengarkan kelas/kuliah terutama di waktu-waktu terakhir. Guru/dosen yang belum mempersiapkan kuliahnya dengan baik (mohon maaf sebelumnya kepada guru dan dosen) akan merapel sisa kuliahnya dalam 5-10 menit terakhir.

11. Gunakan teknik-5-menit, maksudnya disini adalah mereview catatan yang kita buat setidaknya selama 5 menit segera setelah kelas/kuliah usai, mungkin ada bagian yang ingin kita hapus, tambahkan, rangkum atau klarifikasi kembali.