Cara Mengatur dan Membagi Waktu

Jika kalian memiliki setumpuk pekerjaan yang tidak kunjung selesai padahal sudah melakukan berbagai macam cara untuk mengatue waktu (to do list, prioritizing dan sebagainya) dan malah berakhir menghabis-habiskan waktu maka kalian datang ke tempat yang tepat!

Perkenalkan terlebih dahulu, saya adalah seorang prokrastinator kronis (baca: orang yang suka menunda-nunda pekerjaan dan sampai sekarang tidak bisa menghilangkan kebiasaan ini). Manajemen waktu saya buruk. Saat saya memiliki suatu tugas dengan deadline satu minggu pasti ujung-ujungnya saya akan mengerjakannya H-1 di malam hari :) Padahal saya sudah melakukan berbagai macam cara untuk mengatasinya (kalau mau langsung ke tips, scroll ke bawah) terutama:

to do list

Saya sangat sering melihat video tentang belajar di youtube, dan kebanyakan dari youtuber tersebut mengatur waktunya dengan to do list. Setelah mencobanya hal ini tidak bisa bertahan lama karena saya sering lupa dimana saya menaruh buku to do list saya (saya orang yang berantakan), atau saya tidak peduli dengan to do list saya saat saya malas dan terakhir saya selalu membebani to do list saya dengan menulis terlalu banyak poin-poin yang harus dilakukan (saya tau ini merupakan kesalahan yang sering dilakukan). Saya tau to do list tidak cocok untuk saya, walaupun to do list membantu saya mengingat apa yang harus yang saya lakukan.

Singkat cerita saya akhirnya menggabungkan beberapa cara yang saya dapatkan menjadi suatu metode mengatur waktu untuk sang prokrastinator , saya akan menyebutnya sebagai “persentase jam”.

Berikut contoh langkah-langkah yang harus dilakukan:

1.             Tulis semua pekerjaan yang mau kalian lakukan

Pekerjaan ini tulis semua, pokoknya tulis semua yang kalian ingat, mau itu pekerjaan sekolah/kampus, pekerjaan rumah, hobi, dll, jumlahnya juga bebas,  berpuluh-puluh juga boleh. Di bawah ini adalah contoh list saya (saya mahasiswa):

·       Mengerjakan tugas individu

·       Mengerjakan bagian tugas kelompok

·       Belajar buat ujian komputer

·       Latihan ujian praktik

·       Mencuci baju

·       Menyetrika pakaian

·       Print bahan-bahan belajar (silabus)

·       Membuat jajan resep dari ytube

·       Rapi kamar sekaligus ganti alas tidur

2.             Prioritaskan pekerjaan yang akan kalian lakukan sekarang, dari yang paling penting sampai yang paling tidak penting, ingat pertimbangkan: deadline, tingkat kesulitan,  frekuensi dll. Berikut ini list saya setelah prioritas (beserta alasan):

Mengerjakan bagian tugas kelompok

Alasan: deadlinenya besok pagi, gak enak buat temen yang jadi editor nungguin

Mengerjakan tugas individu

                Alasan: deadline tinggal 3 hari, tapi harus dicicil mulai hari ini.

Belajar buat ujian komputer

                Alasan: deadline masih 2 minggu, tapi materinya banyak yang belum dipahami. Benar-benar harus mulai belajar hari ini.

Latihan ujian praktik

                Alasan: deadline sama dg ujian komputer, tapi banyak yang perlu dilatih. Biar lebih cekatan, latihan mulai hari ini.

Mencuci baju

            Alasan: baju belum numpuk-numpuk amat, bisa nyuci akhir minggu atau besok pagi kalau kerjaan sudah kelar

Print bahan-bahan belajar (silabus)

            Alasan: yang ini juga maksimal di print minggu depan

Menyetrika pakaian

            Alasan: sama seperti cuci baju

Rapiksn kamar sekaligus ganti alas tidur

            Alasan: kamar masih dalam kondisi yang bisa ditoleransi (karena saya terbiasa berantakan), ganti alas tidur bisa kapan-kapan, batasnya minggu depan

Membuat jajan resep dari ytube

            Alasan: bisa dikerjakan waktu akhir pekan

Kelima point terbawah tidak saya kerjakan hari ini, karena tidak terlalu mendesak. Simpan kelima list ini untuk dimasukkan di pengaturan waktu kita besok (lihat contohnya dibawah).

3.             Berikan proporsi waktu berupa persentase .

Persentase waktu ini akan memberikan kalian gambaran seberapa banyak waktu yang kalian akan habiskan untuk pekerjaan tersebut. Rata-rata persentase ini dipengaruhi oleh tingkat kesulitan pekerjaan. Contoh milik saya (beserta alasan):

Mengerjakan bagian tugas kelompok (10%)

                Alasan: saya hanya perlu mengetik ulang sedikit kemudian mengirimnya melalui email

Mengerjakan tugas individu (50%)

                Alasan: mengerjakan mulai dari nol, usahakan selesai jika tidak selesai hari ini setidaknya besok hanya perlu nambah-nambah sedikit

Belajar buat ujian komputer (30%)

                Alasan: masih dua minggu, bisa cicil materi sedikit-sedikit

Latihan ujian praktik (10%)

                Alasan: cukup sekali latihan yang tidak butuh waktu banyak

4.             Perkirakan total waktu luang yang kalian miliki

Tujuannya adalah supaya kalian mengetahui kira-kira berapa waktu yang kalian punya untuk mengerjakan tugas tanpa mengganggu kegiatan lainnya seperti organisasi, ekstrakulikuler, waktu dengan teman, sekolah/kampus, tidur dll. Begini cara saya memperkirakannya:

Saya memiliki waktu luang di siang hari sampai malam hari. Karena saya di semester akhir saya tidak memiliki kegiatan organisasi apapun dan hari ini tidak ada janjian untuk bermain dengan teman (don’t forget your social life!), jadi hari ini saya hanya pergi ke kampus.

Pulang dari kampus, sampai rumah pukul: 13.00

Mulai tidur pukul: 22.00

Waktu luang (perhitungan kasar): 9 jam

[Jangan terlalu strict menggunakan waktu 9 jam ini, ingat kalian juga perlu istirahat, makan, shalat, atau santai-santai sedikit. Untuk kalian prokrastinator usahakan waktunya longgar, kalau kalian biasa makan 15 menit, tulis saja 30 mnt, untuk jaga-jaga kalian tidak tepat waktu dan kambuh malasnya] Oleh sebab itu saya menambahkan:

Pulang dari kampus pasti tepar, leha-leha dikit (termasuk makan) : 1 jam

Shalat yang belum ashar, maghrib, isya masing-masing 30 mnt total: 1,5 jam

Waktu luang (bersih):  9 jam -2,5 jam = 6,5 jam

5.             Ubah persentase di no 3 dalam bentuk waktu

Waktu luang: 6,5 jam = 390 menit

Mengerjakan bagian tugas kelompok (10%=39 menit)

Mengerjakan tugas individu (50%=195 menit)

Belajar buat ujian komputer (30%=117 mennit)

Latihan ujian praktik (10%=39 menit)

6.             Lakukan pekerjaan kalian!

Poin terakhir ini tergantung kebiasaan masing-masing, kalian bisa menulis time table seperti [pukul 13.00-14.00 melakukan ini, pukul 14.00-15.00 melakukan itu].

Tetapi saya biasanya menggunakan stopwatch dan memilih tidak menghiraukan waktu luang saya. Jadi semisalnya (masih dengan skenario di atas) setelah pulang kampus, saya akan langsung makan dan berganti pakaian  dan langsung mengerjakan tugas yg saya tulis (alih-alih menggunakan waktu luang saya tepat 1 jam), saya men-setting penghitung mundur untuk tugas pertama yaitu 39 menit. Saya akan menggunakan sisa waktu luang saya saat saya beralih ke tugas lain, atau saat saya capek dan ingin istirahat sebentar. Dengan begini tugas saya akan lebih cepat selesai, dan saya masih punya waktu luang di akhir, atau jika malas saya kambuh, saya masih bisa menyelesaikan tugss saya walaupaun tanpa waktu luang diakhir (karena sudah dipakai menunda-nunda hehe)

Nah begitulah cara saya mengatur waktu untuk mengakali diri saya yang pemalas ini. Di bagian atas tadi saya menjanjikan untuk memberi contoh bagaimana mengatur tugas sisa ke hari selanjutnya. Berikut ini contohnya: [cetak miring tugas yg belum selesai dari kemarin, cetak tebal yang belum dilakukan]

Mengerjakan tugas individu

Belajar buat ujian komputer

Latihan ujian praktik

Mencuci baju

Print bahan-bahan belajar (silabus)

Menyetrika pakaian

Rapiksn kamar sekaligus ganti alas tidur

Membuat jajan resep dari ytube

Dari tugas yang dicetak tebal mungkin saya akan masukkan 2 item saja ditambah dengan tugas kemarin. Karena tingkat kesulitannya sudah berubah, maka saya mengganti prioritas dan proporsinya menjadi spt berikut: (Belajar ujian komputer dan ujian praktik saya letakkan terakhir karena merupakan kegiatan yang tetap akan saya lakukan selama 2 minggu kedepan)

Mengerjakan tugas individu (20%)

Mencuci baju (35%)

Print bahan-bahan belajar (silabus) (5%)

Belajar buat ujian komputer (30%)

Latihan ujian praktik (10%)